Wybór oprogramowania dla firmy często okazuje się trudniejszym zadaniem niż pierwotnie zakładano. Zwykle mniejsze znaczenie ma, czy poszukiwane rozwiązanie informatyczne ma być pierwszym systemem, wdrażanym w organizacji, czy też kolejnym, mającym zastąpić zdezaktualizowane, nieergonomiczne i nieefektywne oprogramowanie. Decydującym czynnikiem, jeśli chodzi o powodzenie projektu informatyzacji przedsiębiorstwa, często okazuje się być niewystarczająca wiedza na temat dostępnych rozwiązań, jak również brak precyzyjnego określenia potrzeb i oczekiwań co do przyszłego systemu informatycznego.
Punkt wyjścia w wyborze systemu
Zanim firma rozpocznie poszukiwania systemu i testowanie wersji demonstracyjnych dostępnych rozwiązań, powinna stworzyć listę swoich wymagań i oczekiwań wobec oprogramowania, ale także opisać problemy, które ten system miałby rozwiązywać.
Często popełnianym błędem jest początkowe kierowanie się bieżącymi trendami oraz ofertą, zawartą w rozmaitych reklamach, z jednoczesnym pomijaniem faktycznych potrzeb organizacji. Decyzje o wyborze systemu dla firmy, podejmowane w oparciu o takie przesłanki najczęściej są błędne i skutkują wdrożeniem systemu nie odpowiadającego potrzebom przedsiębiorstwa i nie obsługującego w sposób optymalny jego procesów biznesowych.
Jak wybrać właściwy system?
Zanim jeszcze firma zgromadzi oferty, powinna sobie odpowiedzieć na następujące pytania:
Dlaczego potrzebny jest system informatyczny?
To jest kluczowe pytanie i powinno być punktem wyjścia każdego procesu implementacji oprogramowania, bez względu na to, chodzi o zintegrowany system do zarządzania klasy ERP, czy o CRM, system do zarządzania gospodarka magazynową lub inny. Brak możliwości udzielenia precyzyjnej odpowiedzi zwykle wiąże się z tym, że nie informatyzacja lub jej brak jest problemem, ale wadliwe procesy biznesowe lub wręcz ich nieznajomość, brak lub niejasność procedur, itp. Jasność przebiegu procesów oraz procedur to trzon strategii IT, a więc i implementacji systemu ERP, CRM, czy innego.
Jakie są oczekiwane korzyści oraz ROI?
Wdrożenie systemu powinno by poprzedzone analizą biznesową, która określi korzyści oraz koszty, związane z tym projektem. Jeśli oczekiwany zwrot z inwestycji w oprogramowanie spełnia minimalne kryteria, projekt wart jest uwagi.
Jakie są wymagania biznesowe?
Kolejnym i ostatnim przez podjęciem kontaktu z dostawcami krokiem jest zdefiniowanie i udokumentowanie wymagań biznesowych. Obejmuje to zarówno funkcjonalności, które system bezwzględnie posiadać powinien, jak również takie, które nie są konieczne, ale również oczekiwane.
Tworzenie listy wymagań to również okazja do tego, by organizacja przyjrzała się dokładnie własnym procesom biznesowym. Często okazuje się bowiem, że wiele kwestii można w prosty sposób zoptymalizować jeszcze przez rozpoczęciem rozmów z dostawcami rozwiązań IT. Ostatnią bowiem rzeczą, która ma sens, jest automatyzowanie nieefektywnych procesów biznesowych.
Analiza i optymalizacja procesów to podstawa
Powyższe to jedynie szkielet całości procesu planowania wdrożenia systemu w przedsiębiorstwie. Wszystko jednak należy rozpocząć od analizy i optymalizacji procesów biznesowych. Można to zrobić we współpracy z dostawcą systemów ERP, CRM i innych. Firmy dostarczające tego typu rozwiązania informatyczne mają bowiem olbrzymie doświadczenie w tym zakresie, jak również wiedzę na temat dostępnych na rynku rozwiązań IT.
Wybór systemu to jedna z najważniejszych inwestycji. Właściwie przeprowadzony projekt wdrożenia to inwestycja w rozwój firmy, która w krótkim czasie przynosi wymierne korzyści zarówno finansowe, jak i niematerialne w postaci choćby znacznego wzrostu wydajności pracy.
